하류 직장인 피지알러 입니다.

밑에 PPT에 대한 이야기가 있어 사회 초년 근로자 분들에게 도움이 되라고 몇자 적어 봅니다.

1. 서류를 쓰는 목적 : 저는 많은 직장 후배에게 물어봅니다.

(나)"서류를 왜쓰는것 같냐?"

(후배)"어버버 주절주절."

(나)"서류는 어떤 종류든 의사결정을 하는데 도움이 되려고 만드는 것이다."

2.의사결정이란?

(나)"의사결정은 언제 일어난다고 생각하나?"

(후배)"어버버 주절주절."

(나)"어떤 서비스나 생산품이라도 사람이 만드는 것이다. 사람이 돈을 벌려고 일을 하다보면 반드시 판단해야할 순간 순간이 온다. 사소하게 일지에서 시간단위의 점검표에서 1년을 계획한 보전 계획서 재무재표 모두가 다음 판단할 무언가와 지금 해야할 무언가를 찾을려고 만드는 것이다 회사 사람 뿐 아니라 외부인도 그 종이쪼가리 들을 가지고 뭔가를 판단하고 의사결정한다.

3.판단과 결정

(나)"서류는 보고 뭔가 의사결정을 하라고 만든다. 그런데 누가 먼저 의사결정을 할까?

(후배)"윗분요!"

(나)"그런 답은 하수가 하는 것이닷!"

(후배)"ㅠㅠ"

(나)"당연히 쓰는 사람이 먼저 의사 결정을 한다. 짧게 쓸 것인지? 길게 쓸 것인지? 엑셀로 쓸 것인지? 파워포인트로 쓸 것인지? 누구에게 먼저 보고할 것인지? 쓰기전에 구두 보고를 할 것인지? 비밀 보고로 할 것인지? 먼저 결정해야 한다. 여기서 중요도가 중요하며 또 중요하다."

4. 중요도

(나)"서류 보고 절차에 대한 메뉴얼이 있더라도 상황의 경중에 따라 보고선의 선택 보고양식의 선택등 무수한 변수를 고려할 수 있다. 이런 변수를 잘 운영하는 직장인은 서류의 신이 될 수 있다."

(후배)"어렵습니다. ㅠㅠ"

(나)"하나도 어렵지 않다. 중요도는 누가 결정한다고 생각하나?"

(후배)"서류쓰는 사람."

(나)"이런 멍청한 놈. 중요도은 서류를 받아볼 사람이 판단하는 것이다.

(후배)"그럼 일보나 공시 이런 많은 사람들이게 뿌리는건?"

(나)"본 사람 마다 자기만의 중요도가 생기겠지. 서류는 소수또는 다수에게 의사결정에 영향을 준다. 그래서 서류를 쓰는 사람은 의사결정자를 위한 위한 기쁨조가 되어야해."

5.기쁨조

(나)"하다 못해 일일 일보도 읽는 넘 마음에 따라 겁나 기쁠 수도 다쁠 수도 있다. 오늘 생산품이 다 불량 나도 우리공장 전 식구중 기쁜 마음이 생기는 자가 있을지 누가 아나? 서류를 받는 사람이 원하는 것이 만일 오늘 생산이 망하는 것이라면 망한 것을 부각해야 하고 쉽게 망했다는 것을 알아 차릴 수 있도록 눈에 띄게 '망함'이란 숫자나 글을 배치해야 한다."

(후배)"ㅠㅠ"

(나)"여기서 실수하는 중수들은 기쁨조가 성은을 받는 희망에 부풀어 Data나 사실을 왜곡 조작하기도 하지. 하지만 서류는 반드시 정직한 기반위에 써야 한다.

6.정직과 현실성

(후배)"하지만 현실이 시궁창이면?? 정직하게 보고했다간 보고자가 깨지잖습니까?"

(나)"좋은 지적이다. 그래서 좋지 않은 부분을 보고서에 넣으면 해결방법과 대안등을 반드시 같이 넣어줘야 한다. 제일 난감한 순간은 해결방안이나 대안을 받고자 할때 하필 답답하게 답을 주지 않는 간부들과 만날 때인데 이런경우 몇가지 대안을 마련해놓는 지혜가 필요하다. 정직한 data와 현실적인 서류는 나를 방어하는 방패란걸 잊지 말라.

7.타이밍

(후배)"그런데 저는 서류 스킬이 부족합니다. 좋은 서류쓰는 방법 액기스 좀...."

(나)"잘 쓰지 못한 서류라도 의사결정자가 원하는 가장 요긴한 순간에 요긴한 정보를 담고 있다면 최고의 서류가 될 수 있다. 난 스킬이 보다 타이밍이 더 중요하다 생각한다.
(후배)"요긴한 순간을 어찌 알 수있나요?"

(나)"그걸 알려면 남들보다 몇배를 움직이고 해당 현상에 대해 누구보다 빨리 정확하게 알고 있어야 한다. 서류를 잘 쓰는 사람이 일도 잘한다고 판단하는 경우가 많다는건 화려한 서류 스킬만 강하단 뜻이 아니다. 적절한 타이밍에 정확한 서류를 쓸 수 있다는건 맡은 업무에 전문가란 뜻이며 결국 좋은 서류를 쓰기 위해서는 맡은 일에 대해 누구보다 세련되며 성실 정확해야 한단 뜻이다."

(후배)"ㅠㅠ"


@@잡설@@
서류는 타이밍 퍼포먼스 기저data 모두 중요한 것입니다.
중국에 있는 한국 대기업 공장안에 설치된 역시 한국 중소기업 도급 라인에 있었던 시절,,,
그 대기업도 제가 일하는 중소기업도 수뇌부들과 엔지니어는 한국인이었고 현장에는 중국인 현장직과 엔지니어였습니다.
라인을 셋업하고 얼마 지나지 않은 시기여서 그랬는지 모르지만 도급 납품하는 우리회사에도 또 이 원재료를 공급하고 또 출하 받는 대기업에도 정확한 Data 산출 방법이 없었습니다.
대기업 공급 라인에서는 우리에게 제품을 줄때 제품 마다 작게 자른 종이를 꼽아서 해당 제품의 정보와 수율 등의 정보를 건네었고 대기업 라인에서는 발행한 그 몇장의 종이에 (최소한의 서류가 아니라 그냥 마구 찢은 종이에 고정된 양식이나 절차 없이 손으로 적은 그런 수준)어떤 정보가ㅜ건네갔는지 기록조차 하지 않았고 역시 우리회사는 이걸 받아서 그냥 버렸습니다. 그리고 이 제품을 가공해서 다시 대기업에 보낼때 역시 우리는 아무 정보를 남기지 않았으며 받는 대기업도 우리가 어떤 정보를 취하고 남기고 있는지 또 받아야 할지 관심도 없었습니다.

설마 대기업에서 그러겠어? 하실분도 계시겠지만... 크크크
그럴 때도 많습니다. 중국 현지 법인이라면 충분히 있죠.
그리고 대망의 대형 트러블이 발생하고 대기업과 우리회사는 트러블 책임에 대해 거국적으로 한판 붙게 됩니다.
저는 버려지던 datd 종이로 오갔던 쓸모없는 수치들을 약 2주동안 몰래 전산화 시켰습니다. 전산화를 통해 분석이 완료되자 책임이 우리쪽에 없다는 결론이 나더군요.
당시만큼은 전산화를 완료한 우리가 대기업보다 정보력이 빨랐습니다. 전투 회의는 덩치가 크고 작고가 승패를 결정하자 않고 단지 많이 정확히 아는 놈이 이기는 것이죠.
그리고 우리 회사 사람들끼리 모여서 사전 회의를 하였는데 사전회의때 대기업에서 제품에 꼽아둔 쓸모없는 data 종이를 큰 비닐봉지에 가득 담아가서 확하고 끌어 엎으란 아이디어가 나왔습니다.
전산화를 통해 원인이 우리측에 없다는 결과와 이를 적은 보고서 그리고  한보따리 죽은 data 종이까지 준비되자 우리는 대기업에 빨리 회의 하지고 재촉해서 담당 한국엔지니어와 중국 엔지니어 모두 모아 회의를 진행하였습니다.

모두 모인 지리에서 저는 회의 탁자에 우리가 받은 data종이를 확하고 끌어엎으며 외쳤습니다.

"이게 뭡니까!"

"...........!"